Appliquons le plan B !
Aux Organisateurs de randonnées du calendrier FFBC
L’année 2021 s’annonce à nouveau compliquée pour les organisateurs de randonnées à cause de ce satané virus !
Alors, si nous voulons retrouver un peu de nos bonnes habitudes et surtout de la motivation, il est temps de prévoir un plan B ! La neutralisation des challenges FFBC n’est plus envisageable, nous devons donc mettre en place une autre manière d’organiser.
La Fédération a fait développer un système de préinscription aux randonnées en ligne via Internet.
Celui-ci pourrait être le point de départ d’une nouvelle manière d’organiser les randonnées du calendrier. Sachant que les grands rassemblements pourraient encore être interdits durant un certain temps, l’idée est d’élargir la période durant laquelle une organisation pourrait être roulée, afin de favoriser la répartition des participants dans le temps et d’éviter ainsi les grands rassemblements.
Dans la même logique, il sera nécessaire d’adapter les formalités d’inscription afin de faire en sorte que les participants s’arrêtent le moins longtemps possible en un même endroit.
Les principes :
- L’organisateur annoncera sur le site de la Fédération et par tout autre moyen de communication que les distances de son organisation pourront être roulées durant une certaine période (date à préciser), de préférence à partir du jour prévu au calendrier et durant les 6 jours qui suivent, de manière à laisser la place la semaine suivante pour une autre organisation.
- L’organisateur précisera également si ses parcours seront balisés (flèches au sol ou panneaux aériens) ou s’il enverra une trace GPS en réponse à la préinscription.
- L’organisateur aura la possibilité de faire débuter la période des préinscriptions à sa meilleure convenance.
- Les participants se préinscriront via le site de la Fédération et paieront leur droit d’inscription via le système de paiement en ligne Bancontact.
- En confirmation de leur préinscription (et de son paiement) les participants recevront par mail un accusé de réception sur lequel seront indiqués leur numéro d’affilié et la distance choisie.
- A l’adresse du lieu de départ, l’organisateur aura prévu en extérieur une boîte aux lettres dans laquelle les participants déposeront l’accusé de réception de leur préinscription qu’ils auront imprimé. S’ils ne disposent pas d’une imprimante, ils pourront retranscrire ces informations sur papier libre. Le dépôt de l’un de ces documents fera office de confirmation de la participation.
- Compte tenu des restrictions sanitaires, il n’y aura pas de point de ravitaillement.
- A la fin de la période prévue pour la participation, l’organisateur encodera dans le système code-barres tous les accusés de réception qu’il aura récupérés dans la boîte aux lettres des départs, ce qui permettra ainsi d’enregistrer les participations dans les palmarès de la Fédération.
- En fonction des dispositions du lieu de départ (boîte aux lettres sécurisée), l’organisateur pourra éventuellement accepter des enveloppes fermées contenant les coordonnées du participant, la distance choisie et le montant de l’inscription. Mais cela devra rester l’exception.
- Une affichette fournie par la Fédération sera placée à côté de la boîte aux lettres et reprendra les règles sanitaires à respecter tout au long du parcours et notamment « tout rassemblement de plus de 4 personnes est strictement interdit » (nombre à adapter en fonction des restrictions du moment).
- La première démarche que l’organisateur devra accomplir est de demander les autorisations auprès des autorités locales, en précisant bien qu’il s’agit de randonnées libres qui se dérouleront sur une période de x jours, qu’il n’y aura aucun rassemblement ni aucun accueil en un endroit fixe et que les participants seront tenus de respecter les normes sanitaires.
- Dès qu’il aura reçu l’accord des autorités, l’organisateur préviendra la Fédération afin de permettre la diffusion de l’information de la manière la plus large possible.
- Les organisateurs pourront encore demander au secrétariat de la Fédération d’adapter les tarifs d’inscription et/ou de modifier les lieux de départ si nécessaire.
- Les préinscriptions seront possibles jusqu’à la date de la randonnée inscrite au calendrier et jusqu’à l’heure limite d’inscription pour la plus petite distance.
- Les organisateurs pourront aussi valider les participations sur la base des traces GPS qui leur seront renvoyées par les participants.
- En ce qui concerne les organisations VTT, il y aura lieu de prendre éventuellement contact avec le DNF s’il y a fléchage physique dans les bois, en précisant bien les dates durant lesquelles le tracé pourrait être emprunté (dérogation temporaire sur certains tronçons tels que sentiers ou autres).
L’Equipe FFBC
- Fédération
- 22 février 2021
